【初心者向け】毎日の面倒な作業を自動化！Google Apps Scriptで業務効率アップ！

2025-04-302025-04-30

GAS

INDEX

はじめに

「毎日同じ作業の繰り返しで時間がもったいない…」
「データの転記やファイル整理に疲れた…」

このようなお悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか？実は、Googleが提供している無料ツール「Google Apps Script（GAS）」を使えば、プログラミング初心者でも簡単に業務の自動化ができるんです！

この記事では、GASの基本から実践的な活用例まで、初心者の方にもわかりやすく解説します。これを読めば、あなたも明日から業務効率アップ間違いなしです！

Google Apps Scriptとは？

Google Apps Script（GAS）は、Google Workspaceのアプリケーション（スプレッドシート、ドキュメント、Gmail、カレンダーなど）を自動化・拡張するための軽量プログラミング言語です。JavaScript（JS）ベースの言語ですが、専門知識がなくても基本的な操作から始めることができます。

Google Apps Scriptの特徴

無料で利用可能：Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用できます
クラウド上で動作：インストール不要で、ブラウザ上で編集・実行できます
豊富なライブラリ：Google製品との連携が簡単にできる関数が揃っています
トリガー機能：特定の時間や条件で自動的に実行できます

GASを始めるための準備

Googleアカウントの準備：Googleアカウントがない場合は作成しましょう
Googleスプレッドシートを開く：https://sheets.google.com/ にアクセス
スクリプトエディタを開く：「拡張機能」→「Apps Script」をクリック

これだけで、GASのスクリプトエディタが開きます。ここにコードを書いていきます。

初心者でも使える！基本的なGASの書き方

GASの基本的な書き方は次のとおりです：

function myFunction() {
  // ここにコードを書きます
  Logger.log("Hello, Google Apps Script!");
}

function myFunction() { } の中に実行したい処理を書いていきます。実行するには「実行」ボタンをクリックするだけです。

実践例1：スプレッドシートのデータを自動集計する

まずは、スプレッドシートのデータを自動集計する簡単なスクリプトを見てみましょう：

function calculateTotals() {
  // アクティブなスプレッドシートを取得
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

  // B2:B10の範囲にある数値を合計
  var dataRange = sheet.getRange("B2:B10");
  var values = dataRange.getValues();

  var total = 0;
  for (var i = 0; i < values.length; i++) {
    total += Number(values[i][0]);
  }

  // 合計をセルB11に書き込む
  sheet.getRange("B11").setValue(total);
}

このスクリプトを実行すると、B2からB10までの数値を合計し、B11に結果を表示します。

実践例2：自動メール送信で報告業務を効率化

毎日の報告メールも自動化できます：

function sendDailyReport() {
  // スプレッドシートからデータを取得
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("日報");
  var data = sheet.getRange("A2:C10").getValues();

  // メールの本文を作成
  var body = "本日の業務報告です。\n\n";
  body += "【実績一覧】\n";

  for (var i = 0; i < data.length; i++) {
    if (data[i][0] !== "") {  // データがある行のみ処理
      body += "・" + data[i][0] + "： " + data[i][1] + "件（" + data[i][2] + "）\n";
    }
  }

  body += "\n以上、よろしくお願いいたします。";

  // メール送信
  GmailApp.sendEmail(
    "boss@example.com", 
    "【日報】" + Utilities.formatDate(new Date(), "JST", "yyyy/MM/dd"), 
    body
  );
}

このスクリプトを実行すると、スプレッドシートの「日報」シートからデータを抽出して、上司宛てに日報メールを送信します。

実践例3：定期的なファイル整理を自動化

Google ドライブのファイル整理も自動化できます：

function organizeFiles() {
  // 「未整理」フォルダを取得
  var unsortedFolder = DriveApp.getFolderById("フォルダIDを入力");
  var files = unsortedFolder.getFiles();

  // ファイルの種類ごとにフォルダを取得
  var imageFolder = DriveApp.getFolderById("画像フォルダID");
  var docFolder = DriveApp.getFolderById("文書フォルダID");
  var spreadsheetFolder = DriveApp.getFolderById("スプレッドシートフォルダID");

  // 各ファイルを適切なフォルダに移動
  while (files.hasNext()) {
    var file = files.next();
    var mimeType = file.getMimeType();

    if (mimeType.indexOf('image/') > -1) {
      file.moveTo(imageFolder);
    } else if (mimeType.indexOf('document') > -1) {
      file.moveTo(docFolder);
    } else if (mimeType.indexOf('spreadsheet') > -1) {
      file.moveTo(spreadsheetFolder);
    }
  }
}

このスクリプトを実行すると、「未整理」フォルダ内のファイルを種類別に適切なフォルダに振り分けます。

定期実行で完全自動化！トリガーの設定方法

GASの強力な機能の一つが「トリガー」です。これを使えば、特定の時間や条件で自動的にスクリプトを実行できます。

トリガーの設定手順

Apps Scriptエディタの左側メニューから「トリガー」をクリック
「トリガーを追加」ボタンをクリック
実行する関数、イベントのソース、時間などを設定
「保存」をクリック

例えば、「毎日午前9時に日報メールを送信する」「毎週金曜日の夕方にファイル整理をする」といった設定が可能です。

GASでよくあるエラーと対処法

初心者がつまずきやすいエラーと対処法も紹介します：

権限エラー：初めてスクリプトを実行する際に権限確認が表示されます。「許可」をクリックしましょう。
対象が見つからないエラー：シート名やフォルダIDに誤りがある場合に発生します。正確に入力しているか確認しましょう。
実行時間超過エラー：一度に大量のデータを処理しようとすると発生します。処理を分割して実行しましょう。

まとめ：GASで業務改革を始めよう！

Google Apps Scriptを使えば、プログラミング初心者でも簡単に業務の自動化ができます。まずは小さな作業から自動化してみて、少しずつスキルを高めていきましょう。

本記事で紹介した例は基本的なものですが、GASの可能性は無限大です。様々なGoogle製品と連携させることで、より複雑な業務フローも自動化できます。

明日からの業務が少しでも楽になれば幸いです。自動化で浮いた時間を、より創造的な仕事や自己成長に充ててくださいね！